Polityka prywatności
Wersja z Ten dokument opisuje, jakie dane zbieramy w serwisie searchexperts.pl, po co je zbieramy i jakie masz prawa.
Spis treści
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Konrad Jaroszczak Phrase, ul. Beli Bartoka 37/25, 92-546 Łódź, NIP 7282530906.
W sprawach danych osobowych napisz na adres kontakt@searchexperts.pl albo listownie na adres siedziby. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane zbieramy i skąd
| Skąd | Jakie dane |
|---|---|
| Formularz kontaktowy | adres e-mail, treść wiadomości oraz, jeśli je podasz, numer telefonu, adres Twojej strony i temat zapytania. Po przejściu z artykułu formularz może wstawić jego tytuł do treści wiadomości; możesz ten tekst zmienić lub usunąć przed wysłaniem |
| Sprawdzenie formularza i ochrona przed spamem | język formularza, czas rozpoczęcia wypełniania i techniczne pole antyspamowe, które powinno pozostać puste |
| Wiadomość e-mail lub telefon | dane, które podasz w wiadomości lub podczas rozmowy, np. adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko, nazwa firmy oraz informacje o sprawie. E-maile zawierają też dane techniczne wiadomości, takie jak nadawca, odbiorca, temat, data i nagłówki pocztowe |
| Korzystanie ze strony | dane techniczne przetwarzane przy obsłudze żądania przez Cloudflare, np. adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzanej strony i jego parametry, informacje o przeglądarce przekazywane w nagłówkach oraz wynik obsługi żądania. Zakres i czas zapisywania logów zależą od używanych funkcji Cloudflare, opisanych w punkcie 4 |
| Statystyki (tylko po Twojej zgodzie) | identyfikatory cookies, informacje o odwiedzanych stronach i aktywności na stronie, źródle wizyty, urządzeniu i przeglądarce, języku oraz przybliżonej lokalizacji. Mierzymy również kliknięcia prowadzące do kontaktu, rozpoczęcie i wysłanie formularza oraz błędy walidacji; mogą im towarzyszyć temat zapytania i źródło przejścia. |
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne. Adres e-mail i treść wiadomości są potrzebne do wysłania zapytania; pozostałe pola możesz zostawić puste. Przy zawarciu umowy potrzebujemy danych niezbędnych do jej zawarcia i wykonania, a przepisy wymagają danych do rozliczeń podatkowych. Bez tych danych nie możemy zawrzeć, wykonać lub rozliczyć umowy, zależnie od tego, których danych brakuje.
3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny i rozmowy przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli na Twoje żądanie podejmujemy działania przed zawarciem umowy, której masz być stroną. W pozostałych przypadkach, także gdy kontaktujesz się jako przedstawiciel klienta: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji. |
| Zachowanie historii zakończonej korespondencji przez okres wskazany w punkcie 4 | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest zachowanie ciągłości kontaktu w tej samej sprawie. |
| Wykonanie umowy, jeśli zaczniemy współpracę | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli jesteś stroną umowy. Dane osób kontaktowych i przedstawicieli klienta przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest zawarcie i obsługa umowy z klientem. |
| Obowiązki podatkowe i księgowe, jeśli zaczniemy współpracę | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi, w tym art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, oraz ustawą o rachunkowości, jeśli ma zastosowanie. |
| Zapewnienie bezpieczeństwa strony i ochrona przed nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Statystyki odwiedzin w Google Analytics 4 | art. 6 ust. 1 lit. a RODO: Twoja zgoda na analizę korzystania ze strony. Zapis i odczyt plików analitycznych odbywają się po zgodzie wymaganej przez art. 399 ust. 1 w związku z art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej. |
Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają. Formularz automatycznie sprawdza poprawność zgłoszenia i odrzuca spam.
4. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Zapytania, po których nie zaczęliśmy współpracy | 12 miesięcy od ostatniej wiadomości. Usuwamy je wcześniej, jeśli nie są już potrzebne albo jeśli Twój wniosek o usunięcie lub sprzeciw jest zasadny. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń możemy zachować przez okres potrzebny w tym celu, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia. |
| Dane klientów i korespondencja związana z umową | przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Dokumenty księgowe | Dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych przechowujemy do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego: co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin może się wydłużyć w przypadkach określonych prawem. Jeżeli dokument podlega także ustawie o rachunkowości, zachowujemy go przez dłuższy z wymaganych okresów. |
| Dane techniczne przy obsłudze strony | Sami nie przechowujemy trwałych logów żądań: nie włączyliśmy w Cloudflare zapisu ani eksportu logów strony i formularza. Cloudflare przetwarza część danych o działaniu i bezpieczeństwie swojej sieci jako odrębny administrator i przechowuje je zgodnie ze swoją polityką prywatności (punkt 5). |
| Dane w Google Analytics 4 | Dane o użytkownikach i zdarzeniach w GA4: ustawienie retencji wynosi 2 miesiące, bez odnawiania okresu przechowywania identyfikatora użytkownika przy nowej aktywności. Google usuwa dane w cyklu miesięcznym. Ustawienie nie obejmuje standardowych raportów zbiorczych. |
| Zapamiętany wybór dotyczący analityki | Wybór jest ważny przez 12 miesięcy od zapisania. Po tym czasie, przy najbliższym otwarciu strony, usuwamy zapis i ponownie pokazujemy baner. |
5. Komu przekazujemy dane
Przy prowadzeniu strony i korespondencji korzystamy z poniższych dostawców. W zakresie danych powierzonych do obsługi naszych usług działają na nasze polecenie na podstawie umów powierzenia:
- Cloudflare, Inc.: hosting strony, ochrona przed atakami i przesłanie wiadomości z formularza na naszą skrzynkę;
- Fastmail Pty Ltd: obsługa naszej poczty e-mail jako podmiot przetwarzający dane na nasze polecenie;
- Google Ireland Limited: Google Analytics 4, tylko jeśli wyrazisz zgodę.
Cloudflare przetwarza także część danych dotyczących działania i bezpieczeństwa swojej sieci jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności.
Jeśli zaczniemy współpracę, dane potrzebne do rozliczeń trafią też do biura rachunkowego.
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich innym firmom w celach marketingowych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA przez Cloudflare, Inc. i Google LLC. Przy przekazaniu do odbiorców objętych aktualnym wpisem w EU-US Data Privacy Framework podstawą jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. Gdy decyzja nie ma zastosowania, korzystamy ze standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, zgodnie z umowami dostawców: umowa powierzenia Cloudflare, informacja Google o transferach danych.
Fastmail Pty Ltd ma siedzibę w Australii. Lokalizacja głównej kopii danych zależy od regionu wybranego dla konta Fastmail: USA albo UE (Amsterdam). W regionie UE Fastmail utrzymuje także bieżącą kopię danych w USA; tam znajdują się również kopie zapasowe, logi i systemy diagnostyczne. Fastmail może przekazywać dane także do innych krajów wymienionych w swojej polityce prywatności, w tym do Australii. Przekazanie danych do Fastmail opieramy na standardowych klauzulach umownych. Australia nie ma decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony. Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej z 4 czerwca 2021 r., zawarte w umowie powierzenia danych Fastmail.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz ich kopię uzyskasz, pisząc na kontakt@searchexperts.pl.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- otrzymania i przeniesienia danych, które nam dostarczyłeś, jeśli przetwarzamy je automatycznie na podstawie Twojej zgody albo umowy z Tobą;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
Prawo sprzeciwu. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Napisz w tej sprawie na kontakt@searchexperts.pl.
Żeby skorzystać z pozostałych praw, też napisz na kontakt@searchexperts.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
9. Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i datę wersji na górze strony.