Użytkownicy w Search Console: jak dać dostęp agencji i nie stracić własności

Krótka odpowiedź: dodaj konto agencji, nie dawaj swojego hasła

Agencja albo freelancer nie potrzebuje Twojego loginu do Google. Właściciel usługi w Search Console dodaje jego własne konto Google w menu Ustawienia > Użytkownicy i uprawnienia i wybiera rolę. Dostęp możesz w każdej chwili odebrać jednym kliknięciem.

Żeby firma nigdy nie straciła kontroli, co najmniej jeden zweryfikowany właściciel powinien być na koncie, którym zarządza firma. Google pisze, że usługa bez zweryfikowanego właściciela jest niedostępna dla wszystkich użytkowników. Jeśli dopiero zakładasz Search Console, zacznij od dodania i weryfikacji strony w Search Console.

Role w Search Console i co wolno każdej z nich

Każda osoba z dostępem ma jedną z ról:

• Właściciel zweryfikowany: sam udowodnił Google, że strona jest jego, tokenem, na przykład plikiem HTML, tagiem HTML, rekordem DNS albo kodem Google Analytics lub Menedżera tagów. Ma pełną kontrolę, w tym dodawanie i usuwanie użytkowników.
• Właściciel wyznaczony: dostał rolę właściciela od innego właściciela, bez tokena. Ma te same uprawnienia co zweryfikowany, ale można go zdegradować albo usunąć jednym kliknięciem.
• Użytkownik z pełnym dostępem: widzi wszystkie dane i może wykonywać część działań.
• Użytkownik z ograniczonym dostępem: przegląda większość danych.

Różnice według tabeli uprawnień w pomocy Search Console:

Uwaga na mapy witryn i zrzekanie się linków. Tabela uprawnień zaznacza je przy pełnym dostępie, ale strony pomocy obu narzędzi mówią, że przesłać mapę albo plik zrzeczeń może tylko właściciel. Jeśli agencja ma zgłaszać mapę strony XML, przyjmij, że potrzebuje roli właściciela. Mapę da się też wskazać w pliku robots.txt, co Google podaje jako drogę dla osób bez uprawnień właściciela.

Jak dodać użytkownika krok po kroku

Dodawać i usuwać innych może tylko właściciel usługi albo usługi nadrzędnej, na przykład usługi domeny obejmującej Twoją usługę z prefiksem URL.

1. Otwórz usługę w Search Console.
2. Wejdź w Ustawienia > Użytkownicy i uprawnienia. Tę stronę widzi tylko właściciel.
3. Kliknij Dodaj użytkownika i wpisz adres e-mail konta Google tej osoby.
4. Wybierz poziom uprawnień i zapisz.

Kilka rzeczy, o które ludzie się potykają:

• Osoba musi mieć aktywne konto Google. Adresu grupy e-mailowej, na przykład listy dystrybucyjnej zespołu, dodać się nie da. Dodajesz konkretne konta Google, najlepiej każdemu pracownikowi agencji osobno.
• Komunikat „Tego użytkownika można dodać tylko jako właściciela” oznacza, że ta osoba jest już właścicielem usługi nadrzędnej. Nie możesz jej dać mniejszych uprawnień w usłudze podrzędnej.
• Usługa mieści do 100 użytkowników, którzy nie są właścicielami.
• Rolę zmienisz w menu przy osobie: Zmień uprawnienia. Przy właścicielu zweryfikowanym ta opcja jest nieaktywna. Możesz go usunąć, ale nie ograniczysz jego uprawnień.

Jaki dostęp dać agencji lub freelancerowi

Zasada jest prosta: daj tyle, ile wymaga zakres pracy.

• Raporty, analiza, audyt: wystarczy pełny dostęp. Agencja widzi wszystkie dane, sprawdza adresy URL, zgłasza poprawki do weryfikacji.
• Bieżące SEO z mapami witryn, zrzekaniem się linków albo przeniesieniem domeny: właściciel wyznaczony. Narzędzie do zmiany adresu przy zmianie domeny wymaga właściciela, a pełny dostęp daje tu tylko podgląd.
• Osoba, która ma tylko patrzeć, na przykład zarząd albo dział sprzedaży: ograniczony dostęp.

Unikaj sytuacji, w której jedynym zweryfikowanym właścicielem jest agencja albo były pracownik na prywatnym koncie. Wtedy to oni decydują, kto widzi dane Twojej strony. Najbezpieczniej, gdy zweryfikowanym właścicielem jest konto należące do firmy, zweryfikowane rekordem DNS, bo domena i tak jest Twoja. Agencji dajesz rolę wyznaczoną, którą odbierasz bez dotykania kodu strony.

Sprawdź też Google Analytics i Menedżera tagów. Pomoc Search Console podaje je jako metody weryfikacji usługi z prefiksem URL: jeśli kod Google Analytics albo kontener Menedżera tagów jest prawidłowo umieszczony na stronie głównej, osoba z uprawnieniami do edycji w Analytics albo do publikowania lub administratora w tym kontenerze może, logując się tym samym kontem Google, sama zostać zweryfikowanym właścicielem w Search Console. Dostęp do tych narzędzi to więc w praktyce także dostęp do Search Console.

Gdy kończysz współpracę albo pracownik odchodzi

W menu przy osobie kliknij Odbierz dostęp. Zmiana działa bardzo szybko. Przy użytkownikach i właścicielach wyznaczonych to wystarczy, o ile ta osoba nie jest właścicielem usługi nadrzędnej i nie ma już uprawnień w Google Analytics ani w Menedżerze tagów, dostępu do DNS domeny ani do plików strony. Własność usługi nadrzędnej daje jej prawa także w tej usłudze, a każda z pozostałych dróg pozwala jej samej zweryfikować własność.

Przy właścicielu zweryfikowanym to za mało. Google pisze wprost, że po usunięciu właściciela jego tokeny nie są usuwane ani unieważniane. Dopóki plik, tag albo rekord DNS tej osoby jest w witrynie, może ona ponownie się zweryfikować i odzyskać dostęp. Search Console ostrzega o tym przy usuwaniu i pokazuje listę tokenów.

1. Kliknij Nieużywane tokeny własności na stronie Użytkownicy i uprawnienia. Zobaczysz tokeny osób, które już usunięto.
2. Usuń każdy token tej osoby: plik HTML z katalogu głównego strony (ma długą nazwę i zawiera ciąg google-site-verification), tag w kodzie strony głównej albo jej rekord DNS u dostawcy domeny. Jeśli osoba używała kilku metod, usuń wszystkie.
3. Zabierz uprawnienia do edycji w Google Analytics oraz do publikowania i administratora w Menedżerze tagów.
4. Po kilku dniach zajrzyj do Historia własności. Widać tam dodanych i usuniętych właścicieli, próby weryfikacji i usunięte tokeny. Gdyby usunięta osoba zweryfikowała się ponownie, wszyscy obecni właściciele dostaną powiadomienie.

Usuwaj ostrożnie. Ten sam token może potwierdzać własność także w Merchant Center albo Google Workspace, więc skasowanie go może odciąć inną usługę. Usuń tylko tag lub plik przypisany do osoby, która odchodzi. Jako właściciel zweryfikowany sprawdzisz pod pozycją Szczegóły weryfikacji własności przy każdym zweryfikowanym właścicielu, jakich metod użył.

Jeśli na liście widzisz właściciela, którego nie rozpoznajesz, Google ostrzega, że mogło dojść do włamania. Haker prawdopodobnie doda swój token z powrotem, nawet gdy go usuniesz, więc zacznij od zabezpieczenia strony.

Co zrobić, gdy nikt w firmie nie jest właścicielem

Przykład: Search Console założył kiedyś wykonawca strony albo pracownik, który odszedł, a firma ma tylko pełny dostęp albo nie ma żadnego.

• Jeśli ta osoba jest osiągalna, poproś ją, żeby dodała firmowe konto jako właściciela.
• Jeśli nie, zweryfikuj własność sam, na koncie firmowym. Google opisuje to wprost: gdy z zespołu odszedł jedyny zweryfikowany właściciel, trzeba samemu potwierdzić własność. Usługę domeny zweryfikujesz tylko rekordem DNS. Przy usłudze z prefiksem URL wystarczy też dostęp do kodu strony, gdzie dodasz własny token.
• Po weryfikacji możesz odebrać prawa poprzednim właścicielom, usuwając ich tokeny ze strony.

Według pomocy Google dane zbierają się, dopóki ktokolwiek ma usługę na swoim koncie, także bez weryfikacji. Usuniętą usługę można dodać ponownie bez weryfikacji, jeśli ma choć jednego zweryfikowanego właściciela.

Jeśli nie wiesz, kto dziś ma dostęp do Search Console, Analytics i Menedżera tagów Twojej strony, możemy to sprawdzić razem z Tobą. Opisujemy to przy tym, jak pracujemy przy SEO.